L’aménagement d’un open space est une tâche complexe qui nécessite une planification minutieuse et une compréhension profonde des besoins des employés et de l’entreprise. Un espace bien conçu peut améliorer la productivité, encourager la collaboration et réduire le stress au travail. Cet article explore les meilleures pratiques pour concevoir un open space efficace.
Évaluer les besoins de votre entreprise
Avant de commencer l’aménagement de votre open space, il convient de déterminer les besoins spécifiques de votre entreprise. Cette première étape consiste à analyser plusieurs facteurs tels que :
- Le nombre d’employés
- La nature du travail effectué
- Les préférences individuelles des employés
- Les équipements nécessaires
Analyser le type de travail
Le type de travail que vos employés effectuent influence grandement la manière dont vous devrez organiser votre open space. Par exemple, si la majorité de vos salariés effectuent des tâches nécessitant une concentration extrême, la mise en place de zones calmes devient cruciale.
Tenir compte des préférences des employés
Il vaut mieux impliquer vos employés dans le processus de décision pour comprendre leurs besoins et préférences. Des sondages et des discussions peuvent fournir des informations précieuses sur les aspects qu’ils apprécient ou souhaiteraient voir changer dans leur environnement de travail.
Sélectionner le mobilier adéquat
Un élément clé dans l’aménagement de tout open space est le choix du mobilier. Le type et l’agencement du mobilier impactent directement l’ergonomie, le confort et la fonctionnalité de l’espace.
Bureaux adaptés
Choisissez des bureaux répondant aux exigences de confort et de santé. Les bureaux réglables en hauteur sont particulièrement populaires car ils permettent aux employés de varier leur position de travail entre debout et assis.
Chaises ergonomiques
Pour éviter les problèmes de dos et assurer le confort des employés, investissez dans des chaises ergonomiques. Elles doivent offrir un bon support lombaire, être ajustables en hauteur et permettre une inclinaison variée.
Espaces de rangement
Les espaces de rangement sont essentiels pour maintenir un lieu de travail organisé. Pensez aux armoires, étagères et casiers personnels pour aider vos employés à garder leurs affaires ordonnées.
Optimiser la disposition des bureaux
La disposition des bureaux influence non seulement l’apparence de l’open space mais aussi la circulation de l’air, le niveau de bruit et la facilité de communication entre les équipes.
Agencement en îlots
Les îlots sont idéaux pour favoriser la collaboration entre les membres d’une même équipe. Ils permettent un échange rapide d’informations et simplifient le travail d’équipe.
Dispositions linéaires
Pour les tâches nécessitant plus de concentration individuelle, les dispositions linéaires avec des séparations sont souvent préférées. Cela aide à minimiser les distractions et offre un certain degré d’intimité.
Créer des zones spécifiques
Pensez à créer des zones spécifiques dédiées à différents types d’activités afin de répondre aux divers besoins de vos employés.
Zones silencieuses
Les zones silencieuses sont cruciales pour les travaux nécessitant une forte concentration. Ces zones devraient être éloignées des espaces de passage et des zones bruyantes. Optez pour des phonebox, qui sont des cabines conçues pour offrir un espace de tranquillité et de confidentialité. Il existe plusieurs types de phonebox, adaptés à différents besoins. Certains sont conçus pour une personne, parfaits pour passer des appels ou se concentrer sur une tâche spécifique, tandis que d’autres sont plus grands et peuvent accueillir plusieurs personnes, idéaux pour des réunions en petit comité.
Espaces collaboratifs
Prévoyez des espaces collaboratifs où les employés peuvent se réunir pour des réunions impromptues ou des sessions de brainstorming. Ces zones peuvent inclure des tableaux blancs, des canapés et des tables basses. Aménager la salle de réunion est également crucial pour garantir un environnement propice à la collaboration et à la créativité.
Espaces détente
Pour préserver le bien-être mental et physique des employés, intégrez des espaces détente équipés de sièges confortables et d’éléments de distraction comme des jeux ou des livres.
Gérer le bruit
Le bruit est l’un des principaux défis dans un open space. Une mauvaise gestion sonore peut entraîner une baisse de la productivité et une augmentation du stress.
Utilisation de cloisons
Les cloisons absorbantes peuvent aider à réduire les nuisances sonores. Placez-les stratégiquement autour des zones de haute activité pour diminuer l’impact des conversations et des interactions téléphoniques.
Matériaux insonorisants
Intégrez des matériaux insonorisants dans la décoration intérieure comme des tapis épais, des panneaux muraux acoustiques et des plafonds suspendus pour absorber le bruit.
Répartition stratégique des équipements
Placez les équipements bruyants (imprimantes, photocopieurs) dans des pièces fermées ou isolées du reste de l’open space pour réduire les distractions.
Assurer un éclairage adéquat
L’éclairage joue un rôle crucial dans le confort visuel et la productivité des salariés. Une lumière insuffisante ou mal orientée peut engendrer fatigue et maux de tête.
Lumière naturelle
Favorisez autant que possible la lumière naturelle. Disposer les bureaux près des fenêtres contribue au bien-être général des employés et réduit les coûts énergétiques.
Éclairage artificiel
Complétez la lumière naturelle par un éclairage artificiel adapté. Utilisez des lampes de bureau offrant une intensité lumineuse ajustable pour répondre aux besoins individuels.
Mettre en place une bonne ventilation
Une bonne ventilation est nécessaire pour maintenir un environnement de travail sain. L’air frais revitalise les esprits et améliore la concentration des collaborateurs.
Systèmes de climatisation
Installez des systèmes de climatisation efficaces pour réguler la température et filtrer l’air. Assurez-vous qu’ils sont régulièrement entretenus pour éviter les dysfonctionnements.
Aération naturelle
Encouragez l’ouverture des fenêtres pour renouveler l’air intérieur. L’aération naturelle, lorsque celle-ci est possible, est toujours bénéfique.